Просить прощения за свои ошибки, допущенные во время работы, не только не стыдно, но и правильно. Предоставление некачественного товара или несоблюдение сроков – частые ошибки, которые нельзя упускать из виду. Чтобы понять, как правильно извиняться в письме, недостаточно пробежаться по готовым шаблонам.
Использование заезженных фраз и неискренние извинения могут причинить весомый урон вашей репутации. Время, когда социальные сети стали способом связаться с компанией, уже наступило, поэтому пускать все на самотек однозначно не стоит. Составьте грамотное деловое письмо-извинение с искренним текстом и извинитесь за свою ошибку.
Владельцы бизнеса нередко попадают в ситуации, когда клиент выражает свое недовольство качеством предоставленных услуг или товаров. В этом случае потребуется проанализировать ситуацию и сделать выводы относительно своей виновности в произошедшем.
Если причина претензий кроется не в ваших ошибках (иногда покупатели делают из мухи слона), принимать решение исключительно вам. Сделать выбор предстоит с учетом важности клиента в деятельности компании и способах возмещения причиненного ущерба.
Отправить извинительное письмо клиенту стоит в следующих случаях:
Ошибок избежать не получится, поскольку это неотъемлемая часть любой работы. По этой причине умение правильно извиняться пригодится каждому и даже тем, кто не является владельцем компании. Инициатива, которая поступила со стороны виновника, не будет наказуемой, а станет ступенью к улучшению качества обслуживания.
Перед тем как попросить прощения в тексте письма, стоит ознакомиться с перечнем распространенных ошибок. Подготовка письма требует не только набора информации на компьютере, но и предоставление искренних слов. К числу распространенных ошибок относят:
Сделать первый шаг для примирения стоит для поддержания своей репутации и отсутствия темных пятен в истории компании. Последствия ситуации причиняют больший вред, чем подготовка письма. Простой способ избежать разбирательств и уничтожения – подготовить текст и принести извинения.
Если вы задаетесь вопросом, как правильно извиняться, значит вы уже на верном пути. Негатив, который связан с вашей компанией, должен превратиться в позитив, а для этого стоит прибегнуть к использованию следующих хитростей:
Учитывайте, что ярость и другие негативные эмоции быстро не исчезнут. Наверняка клиенту потребуется время, чтобы обдумать ваше предложение. Убедите его в том, что вы искренне сожалеете и стремитесь загладить вину. Письмо с извинениями можно отправить на почту или написать в ответ на публикацию в социальных сетях.
Написать письмо с извинением могут копирайтеры, которые ознакомлены с тонкостями психологии человека. Поддержка специалиста станет отличным вариантом решения неприятной ситуации и позволит подготовить нестандартное письмо.
Фальшь, которая чувствуется в словах, будет заметна, поэтому не стоит прибегать к использованию старых добрых методов. Если вы по-прежнему не знаете, как написать письмо с извинениями, воспользуйтесь простыми рекомендациями. Возможность пригласить гостя на кофе и извиниться в неформальной обстановке также может принести свои плоды.
Автор письма может указать точный адрес для отправки ответа, пригласить посетителя в офис и предложить опции для возмещения ущерба. Фразы для извинения перед клиентом не должны быть сухими и малоэмоциональными, поскольку слова не станут подтверждением искреннего раскаяния.
Конечно, можно оставить ситуацию нерешенной, но в таком случае последствия могут оказаться слишком серьезными. Уважение и доверие покупателей нельзя купить, поэтому стоит приложить усилия и выполнять необходимые действия, ведь пожелания клиента – закон.
