Просити вибачення за свої помилки, допущені під час роботи, не тільки не соромно, а й правильно. Надання неякісного товару або недотримання термінів – часті помилки, які не можна випускати з уваги. Щоб зрозуміти, як правильно вибачатися в листі, недостатньо пробігтися по готовим шаблонам.
Використання заїжджених фраз і нещирі вибачення можуть заподіяти вагомої шкоди вашій репутації. Час, коли соціальні мережі стали способом зв’язатися з компанією, вже настав, тому пускати все на волю долі однозначно не варто. Складіть грамотний діловий лист-вибачення з щирим текстом і намагайтесь вибачитися за свою помилку.
Власники бізнесу нерідко потрапляють в ситуації, коли клієнт висловлює своє невдоволення якістю наданих послуг або товарів. У цьому випадку буде потрібно проаналізувати ситуацію та зробити висновки щодо своєї вини в події.
Якщо причина претензій криється не в ваших помилках (іноді покупці роблять з мухи слона), приймати рішення виключно вам. Зробити вибір належить з урахуванням важливості клієнта в діяльності компанії та способів відшкодування заподіяної шкоди.
Надіслати лист із вибаченнями клієнту варто в таких випадках:
Уникнути помилок не вийде, оскільки це невід’ємна частина будь-якої роботи. З цієї причини вміння правильно вибачатися стане у пригоді кожному й навіть тим, хто не є власником компанії. Ініціатива, яка надійшла з боку винуватця, не буде караною, а стане сходинкою до поліпшення якості обслуговування.
Перед тим як попросити вибачення в тексті, варто ознайомитися з переліком поширених помилок. Підготовка листа вимагає не тільки набирання інформації на комп’ютері, але й додавання щирих слів. До поширених помилок відносять:
Зробити перший крок для примирення варто для підтримки своєї репутації та відсутності темних плям в історії компанії. Наслідки ситуації завдають більшої шкоди, ніж підготовка листа. Простий спосіб уникнути розбірок і знищення – підготувати текст і перепросити.
Якщо ви ставите питання, як правильно вибачатися, то ви вже на вірному шляху. Негатив, який пов’язаний з вашою компанією, повинен перетворитися в позитив, а для цього варто вдатися до використання наступних хитрощів:
Враховуйте, що лють та інші негативні емоції швидко не зникнуть. Напевно, клієнту потрібен час, щоб обміркувати вашу пропозицію. Переконайте його в тому, що ви щиро жалкуєте та прагнете загладити провину. Лист з вибаченнями можна відправити на пошту або написати у відповідь на публікацію в соціальних мережах.
Написати листа з вибаченням можуть копірайтери, які ознайомлені з тонкощами психології людини. Підтримка фахівця стане відмінним варіантом вирішення неприємної ситуації та дозволить підготувати нестандартний лист.
Фальш, який відчувається в словах, буде помітним, тому не варто вдаватися до використання старих добрих методів. Якщо ви, як і раніше, не знаєте, як написати лист з вибаченнями, скористайтеся простими рекомендаціями. Можливість запросити гостя на каву та вибачитися в неформальній обстановці також може принести свої плоди.
Автор листа може вказати точну адресу для відправки відповіді, запросити відвідувача в офіс і запропонувати опції для відшкодування збитку. Фрази для вибачення перед клієнтом не повинні бути сухими і малоемоційними, оскільки такі слова не стануть підтвердженням щирого каяття.
Звичайно, можна залишити ситуацію невирішеною, але в такому випадку наслідки можуть виявитися дуже серйозними. Повагу і довіру покупців не можна купити, тому варто докласти зусиль і виконувати необхідні дії, адже побажання клієнта – закон.
