Бумажные письма потеряли свою актуальность, а для деловой переписки используется электронная почта. К этой категории относятся сообщения касательно основной деятельности компании и различных вопросов, которые могут обсуждать между собой ее представители. Существуют определенные правила, их следует обязательно придерживаться в официальной переписке.
Стилистика делового письма должна быть адаптирована в зависимости от ситуации. Нужно использовать нейтральный тон, не грубить, следуя нормам поведения, но не быть слишком учтивым. Вся информация излагается максимально кратко. Не рекомендуется использовать:
Современное деловое письмо имеет объем около страницы. Если нужно донести до читателей больше информации, ее стоит перенести в отдельный файл, а документ и сделать приложением к письму. Если сообщение адресуется одному человеку, можно использовать элементы персонализации.
Как написать деловое письмо о сотрудничестве? Материал должен быть структурирован. Для этого подойдут заголовки и подзаголовки, маркированные списки. Если текст отправляется в мессенджер, он должен хорошо отображаться на экране. Для электронной переписки подойдет увеличенный размер текста.
Использование сленга и сокращений недопустимо, особенно в том случае, если рассылка осуществляется в первый раз. В переписке между сотрудниками можно использовать аббревиатуры, которые будут понятны всем участникам общения.
Структура письма адаптируется для каждого канала рассылок. В тексте должна быть очевидна цель, которую преследует отправитель. Если вам нужно сделать коммерческое предложение, то рассылка осуществляется холодной аудитории. Письмо делового стиля должно описывать сферу деятельности, достоинства вашего бренда и положительные аспекты, которые возникнут в процессе сотрудничества.
Вы можете осуществлять классические email-рассылки. Они подходят для освещения основных новостей компании, изменения графика работы, пополнения ассортимента товаров и услуг и так далее. А если необходимо предоставить информацию в СМИ, то лучше выбрать пресс-релизы. Они часто встречаются на новостных интернет-порталах. Информация, которая вызывает интерес у целевой аудитории, точно станет читаемой.
Многие компании стремятся повысить лояльность клиентов, выбирая для этого различные способы. Самый простой – отправка благодарственных писем. Они могут быть разосланы после осуществления покупок на сайте. Также можно поздравить пользователей с личными или национальными праздниками, не забывая про персонализацию рассылки.
Рассылки отличаются друг от друга конечной целью и выбранными адресатами. Чтобы понять, какие виды делового письма существуют, можно ознакомиться со следующими примерами:
Письма могут требовать срочного ответа, а могут использоваться в качестве информационной рассылки. Во втором случае отвечать на них не обязательно.
Письмо в деловом стиле должно быть кратким и лаконичным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами оформления делового письма, продумать правильные формулировки, которые будут влиять на принятие решения читателем. Укажите имя отправителя, чтобы пользователь смог точно знать, кто отправитель. Цифры и другие знаки неуместны. Лучшим вариантом станет выбор названия компании, имени и фамилии одного из представителей.
Следующий этап – заголовок письма. Из него клиент сможет понять, стоит ли читать письмо, будет ли оно интересно. В начале рассылки нужно поздороваться, представиться и указать направление деятельности собственной компании, особенно, когда рассылка осуществляется впервые.
Идеальный пример деловой переписки – письмо, состоящее из нескольких абзацев, в которых используется нейтральный стиль общения. Канцеляризмы и сложные конструкции предложений могут быть непонятны. Формулировки должны быть как можно проще.
Письмо должно быть выполнено на основании общепринятых правил оформления. Один шрифт, выделение главных частей, разбивка на абзацы – все это улучшит восприятие информации. Если ваша компания использует какой-либо шаблон для переписки, то его стоит выбирать для всех писем. Для создания долгосрочных отношений с партнерами лучше всего начать с правильно составленного письма, которое укажет на ваш профессионализм в выбранном деле.
