Паперові листи втратили свою актуальність, а для ділового листування використовується електронна пошта. До цієї категорії належать повідомлення щодо основної діяльності компанії і різних питань, які можуть обговорювати між собою її представники. Існують певні правила, їх слід обов’язково дотримуватися в офіційному листуванні.
Стилістика ділового листа повинна бути адаптована в залежності від ситуації. Потрібно використовувати нейтральний тон, бути ввічливим, дотримуючись норм поведінки, але не бути занадто послужливим. Вся інформація викладається максимально коротко. Не рекомендується використовувати:
Сучасний діловий лист має об’єм близько сторінки. Якщо потрібно донести до читачів більше інформації, її варто перенести в окремий файл, а документ зробити додатком до листу. Якщо повідомлення адресується одній людині, можна використовувати елементи персоналізації.
Як написати діловий лист про співпрацю? Матеріал повинен бути структурований. Для цього підійдуть заголовки і підзаголовки, марковані списки. Якщо текст відправляється в месенджер, він повинен добре зображатися на екрані. Для електронного листування підійде збільшений розмір тексту.
Використання сленгу і скорочень неприпустимо, особливо в тому випадку, якщо розсилка здійснюється в перший раз. У листуванні між співробітниками можна використовувати абревіатури, які будуть зрозумілі всім учасникам спілкування.
Структура листа адаптується для кожного каналу розсилок. У тексті повинна бути очевидна мета, яку переслідує відправник. Якщо вам потрібно зробити комерційну пропозицію, то розсилка здійснюється холодної аудиторії. Лист ділового стилю має описувати сферу діяльності, переваги вашого бренду і позитивні аспекти, які виникнуть в процесі співпраці.
Ви можете здійснювати класичні email-розсилки. Вони підходять для висвітлення основних новин компанії, зміни графіка роботи, поповнення асортименту товарів та послуг і так далі. А якщо необхідно надати інформацію в ЗМІ, то краще вибрати прес-релізи. Вони часто зустрічаються на новинних інтернет-порталах. Інформація, що викликає інтерес у цільової аудиторії, точно буде читатися.
Багато компаній прагнуть підвищити лояльність клієнтів, обираючи для цього різні способи. Найпростіший – надсилання подячних листів. Вони можуть бути розіслані після здійснення покупок на сайті. Також можна привітати користувачів з особистими або національними святами, не забуваючи про персоналізацію розсилки.
Розсилки відрізняються одна від іншої кінцевою метою і вибраними адресатами. Щоб зрозуміти, які види ділового листа існують, можна ознайомитися з наступними прикладами:
Листування з представниками держструктур і так далі.
Листи можуть вимагати термінової відповіді, а можуть використовуватися як інформаційна розсилка. У другому випадку відповідати на них не обов’язково.
Лист в діловому стилі має бути коротким і лаконічним. Тому варто ознайомитися з правилами оформлення ділового листа, продумати правильні формулювання, що будуть впливати на прийняття рішення читачем. Вкажіть ім’я відправника, щоб користувач міг точно знати, хто відправник. Цифри й інші знаки недоречні. Кращим варіантом стане вибір назви компанії, імені та прізвища одного з представників.
Наступний етап – заголовок листа. З нього клієнт зможе зрозуміти, чи варто читати лист, чи буде він цікавим. На початку розсилки потрібно привітатися, представитися і вказати напрямок діяльності власної компанії, особливо, коли розсилка здійснюється вперше.
Ідеальний приклад ділового листування – лист, що складається з кількох абзаців, в яких використовується нейтральний стиль спілкування. Канцеляризми і складні конструкції речень можуть бути незрозумілі. Формулювання повинні бути якомога простішими.
Лист має бути виконаний на підставі загальноприйнятих правил оформлення. Один шрифт, виділення головних частин, розбивка на абзаци – все це поліпшить сприйняття інформації. Якщо ваша компанія використовує будь-який шаблон для листування, то його варто вибирати для всіх листів. Для створення довгострокових відносин з партнерами найкраще почати з правильно складеного листа, який вкаже на ваш професіоналізм в обраній справі.
