Информационные письма и их роль в email-маркетинге

Рассылка писем клиентам часто подразумевает выполнение целевого действия, но информационные – исключение. Задача автора рассказать об изменениях, привлечь внимание к новым услугам или проинформировать о начале нового этапа сотрудничества. Другими словами, информационное письмо – это то, что просто нужно знать клиенту, партнеру или сотруднику.

Особенности оформления информационных писем

Деловая переписка с сотрудниками и партнерами соответствует стандартам корпоративной культуры. Для ознакомления с нововведениями предлагается использовать дополнительные файлы – изображения, графики, диаграммы, примеры договора. Учитывая, что количество вложенных документов в электронном письме не ограничивается, его дополняют на свое усмотрение.

Перенос делового общения в интернет-пространство видоизменил подход к написанию официальных писем. Среди особенностей:

1. Оформление. Размер письма зависит от целей создания рассылки, и может составлять как несколько предложений, так и лонгрид. Главное – донести информацию об изменениях в наиболее удобном формате.
2. Шаблонное написание. В email-маркетинге не стоит использовать шаблоны, поскольку это вредит репутации компании. При этом можно сохранить вводную и заключительную части без каких-либо последствий. 
3. Содержание. Информационное письмо может содержать различные данные о работе компании. Позаботьтесь о том, чтобы рассылаемый контент приносил пользу и был познавательным. Добавление графиков или других дизайнерских элементов приветствуется.

Иногда письма от лица компании входят в план рассылки полезного контента. В таких случаях допускается использование призывов к действиям, например, ознакомление с подробностями на сайте.

Разновидности информационных писем

Выделяют несколько форматов подачи информации в официальных письмах. В зависимости от выбранного содержания, рассылки бывают для уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламы. 

Письмо-уведомление

Перед тем как написать информационное письмо, необходимо изучить особенности разновидностей. Уведомление содержит информацию о получении бонусов или эксклюзивной скидки. Кроме того, компании стоит уведомить об отправке посылки на имя адресата, если бизнес связан с продажей товаров.

В содержании укажите, как можно использовать предложение и сроки его действия. Например, при отправке посылки или письма в почтовое отделение сообщите о необходимости забрать ее в установленный срок.

Письмо-напоминание

Рассылка информационных писем в формате напоминания требуется, если клиенту необходимо выполнить какое-либо действие – подтвердить присутствие, посетить выставку, оплатить услугу.

Письмо-подтверждение

Этот тип информационного письма значит, что заказ клиента успешно принят в обработку. Классический вариант уведомить пользователя о совершении покупки в интернет-магазине. Цель отправки – согласовать с получателем начало (продолжение) сотрудничества. 

Письмо-заявление

Информационные письма необходимы, если вы только планируете изменить условия обслуживания или отправки товара. Таким образом вы сообщаете подписчику, что ему нужно принять решение о начале, продолжении или завершении сотрудничества. В содержание включают причины, которые привели к изменениям.

Рекламное письмо

Цель такой рассылки – указать клиенту о новых возможностях. Расширение ассортимента, добавление товаров или рекомендации по использованию ваших предложений – то, как используют этот вид информационных писем.

Рекомендации по написанию писем для рассылки

Одним из явных отличий информационных писем считается соответствие некоторым правилам. При этом вы можете применять как собственные стандартны, так и общепринятые. Особенности писем информационного характера также предполагают:

1. Введение. Вы напоминаете клиенту о наличии договоренностей между вами, используя для этого рассылку.
2. Основную часть. Прямой призыв к действию может отсутствовать, поскольку это необязательная составляющая. Но вы можете направить читателя или ознакомить с изменениями, произошедшими за неделю/месяц/год.
3. Заключение. Этот пункт можно оформить лаконично – поставить подпись. Или стимулировать к целевому действию, но не агрессивно. Например, предложите перейти по ссылке, чтобы узнать детали.

Что должно содержать информационное письмо – решать только вам. Делитесь интересным и полезным контентом в стилистике корпоративной среды.