Розсилка листів клієнтам часто має на меті виконання цільової дії, але інформаційні – виняток. Завдання автора розповісти про зміни, привернути увагу до нових послуг чи проінформувати про початок нового етапу співробітництва. Іншими словами, інформаційний лист – це те, що просто потрібно знати клієнту, партнеру чи співробітнику.
Ділове листування зі співробітниками та партнерами відповідає стандартам корпоративної культури. Для ознайомлення з нововведеннями пропонується використати додаткові файли – зображення, графіки, діаграми, приклади договору. Враховуючи, що кількість вкладених документів в електронному листі не обмежується, його доповнюють на власний розсуд.
Перенесення ділового спілкування в інтернет-простір призвело до змінення підходу до написання офіційних листів. Серед особливостей:
Іноді листи від імені компанії входять до плану розсилки корисного контенту. У таких випадках допускається використання закликів до дій, наприклад, до ознайомлення з подробицями на сайті.
Вирізняють кілька форматів подання інформації в офіційних листах. Залежно від вибраного змісту, розсилки використовують для повідомлення, нагадування, підтвердження, заяви та реклами.
Перед тим як написати інформаційний лист, необхідно ознайомитися з особливостями різновидів. Повідомлення містить інформацію щодо отримання бонусів або ексклюзивної знижки. Крім того, компанії варто повідомити про відправку посилки на ім’я адресата, якщо бізнес пов’язаний із продажем товарів.
У змісті вкажіть, як можна використовувати пропозицію та терміни її дії. Наприклад, при надсиланні посилки або листа до поштового відділення повідомте про необхідність забрати його у встановлений термін.
Розсилання інформаційних листів у форматі нагадування потрібне, якщо клієнту необхідно виконати будь-яку дію – підтвердити присутність, відвідати виставку, оплатити послугу.
Цей тип інформаційного листа означає, що замовлення клієнта успішно прийнято в обробку. Класичний варіант повідомити користувача про покупку в інтернет-магазині. Мета відправлення – узгодити з отримувачем початок (продовження) співпраці.
Інформаційні листи необхідні, якщо ви плануєте змінити умови обслуговування або відправки товару. Таким чином ви повідомляєте підписнику, що йому потрібно ухвалити рішення про початок, продовження або завершення співпраці. Додайте до змісту причини, що призвели до змін.
Мета такого розсилання – вказати клієнту про нові можливості. Розширення асортименту, додавання товарів чи рекомендації щодо використання ваших пропозицій – те, як використовують цей вид інформаційних листів.
Однією з очевидних відмінностей інформаційних листів вважається відповідність деяким правилам. При цьому ви можете використовувати як власні стандарти, так і загальноприйняті. Особливості листів інформаційного характеру також припускають наявність:
Що має містити інформаційний лист – вирішувати лише вам. Поділіться цікавим та корисним контентом у стилі корпоративного спілкування.
